Şu anda, birçok şirket veri girişi için dedike çalışanlara sahip. Verilerin işlenmesi, kağıt veya dijital postaları kontrol etmeyi ve dokümanı fiziksel olarak dosyalamadan önce ilgili bilgileri manuel olarak bir sisteme yerleştirmeyi içeren, içi boş bir görev olabilir. Veri yakalama çözümleri tüm bu işleri otomatik olarak yapar (fiziksel belgenin saklanması hariç).
Bunu yapmanın faydalarından biri, belgelerden alınan ve saklanan bilgilerin her zaman doğru olmasıdır. Kesin hassasiyetle, bir veri yakalama çözümü verileri alır ve önemli bilgileri veya rakamları otomatik olarak bilgisayar dostu verilere dönüştürerek entegre iş yönetim sistemlerine kaydeder. Her ihtimale karşı, çoğu seçenek orijinal bilgilerin taranmış bir kopyasını içerir, böylece çalışanlar hatalı olduğunu düşündükleri verileri manuel olarak kontrol edebilir.
Bir diğeri, bunu yapma maliyetlerinin önemli ölçüde azalmasıdır. Bir veri yakalama çözümü, görevi yalnızca çalışanlardan çok daha hızlı gerçekleştirmekle kalmaz, aynı zamanda daha fazla bilginin işlenmesini sağlar, ancak bunun maliyeti daha düşüktür. Böyle bir aracın uygulanması ve sadece yazılım için gereken bir lisans ücreti ve ilk yatırım maliyeti ile, aynı sayıda çalışana ihtiyaç yok, bunun yerine işletmede yeteneklerini daha karmaşık görevlerde kullanabilecekleri başka bir yere sevk edilebilirler. Bu itibarla, zaman içinde yatırımın getirisinin neredeyse garanti edileceğı görülebilir.